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用 LibreOffice 匯出 PDF

作者:林雪凡
發表日期:2013-04-17
文章載自:自由軟體鑄造場 (OSSF),經同意改以創用CC-姓名標示-相同方式分享向外釋出。

LibreOffice 是開源世界中相當有名的辦公套件,最近版本號推進速度很快,功能也不斷推陳出新。

不過今天想要和大家分享的,並不是 LibreOffice 本身,而是 LibreOffice 內建的 PDF 匯出功能。

對於有一定經驗的電腦用戶來說,製作 PDF 檔案並不困難,包括 LibreOffice 在內,許多軟體可以只透過一個按鈕就將檔案匯出成 PDF 格式。然而從另一個角度考慮,PDF 本身卻也相當有彈性,匯出時有大把可由使用者自行設定調節的細部選項可用。想來使用 PDF 格式的人很多,但仔細研究過那些選項涵義的人恐怕就沒多少了;即使有心認真起來將它搞懂,也因為缺乏足夠的背景知識,就算看了說明書也滿頭問號,看也看不懂。

LibreOffice 是款普遍又容易使用的軟體,PDF 匯出選項的數量和其他軟體相比也十分適中。本文就以 LibreOffice 的 PDF 匯出功能為基礎,和大家一起檢視這方面的設定。


LibreOffice 最簡單的 PDF 匯出方法,就是按下面板上的 PDF 匯出按鈕。不過如果需要進一步設定 PDF 的匯出細節,則需要從主選單的「檔案」→「匯出成 PDF ...」進入。
 
我們的旅程就從這裡開始。


第一頁:資料格式基本設定

如前所述地按下按鈕,下方的對話框就會出現。
pdf 001
▲ 圖1:PDF 匯出選項頁--第一頁。

圖片壓縮

「影像」標籤下的選項,處理的是您文件中的「插圖類」檔案附件,而非您的「整體文件」。簡單說來,不論設定成怎樣的值,都不會讓匯出後的文字變得模糊,僅僅只會影響插圖的清晰度。這方面還請放心。
JPEG 壓縮強度被預設為 90%。這種壓縮的實際效果,和「無損壓縮」選項幾無差異--至少我不管把圖放多大都無法用目視分出不同來--但是,匯出後 PDF 檔案體積卻差別巨大,在測試樣本中差了整整六倍。因此推薦使用預設值 (90%) 來進行圖檔壓縮。
此值如果設太低,圖片顏色會嚴重走調。就經驗上來說,建議設值不要走極端,檔案大小與顯示效果就都還可接受,90% ~ 60% 是個人的推薦範圍,請參考。


「降低影像解析度」選項,同樣是透過降低圖片的精美度來壓縮圖片大小,但其壓縮方式卻與前述的 JPEG 壓縮不同。這種壓縮不會損失顏色,但會在將圖片放大時產生小方磚。
如果有印刷需求,此處的數值無論如何不要低於 300dpi;如果匯出的 PDF 只是打算供人放在電腦上觀看,則建議無論如何不要低於 150dpi。

水印設定

「以水印簽署」選項,會在文件的每一頁中,覆蓋上一層半透明,且橫跨全頁的巨大文字。
注意這不是漂漂亮亮的可以用做裝飾的水印字,而是「內部文件,禁止傳閱」、「機密」或「僅供預覽」式的強烈印章式聲明。如果有類似場合可以使用看看。

內嵌編輯能力

「內嵌 OpenDocument 檔案」是一項很有特色的選項,這能讓這份檔案在日後被視為一般的 LibreOffice 檔案供使用者打開編輯。但是相對地檔案大小也會大幅上升。因為這等於是將一份純的 PDF,和一份純的原始檔,兩者合併打包在一起。

如果您沒有對 PDF 進行任何壓縮,勾選這個選項會讓檔案大小憑空增加兩倍左右;如果您有對影像進行壓縮,則檔案大小的增加倍數還會更高。因為內嵌原始檔佔用的空間大小是固定的,不會被壓縮到。

PDF/A-1a

「PDF/A-1a」選項打勾的話,可以將文件儲存成 PDF/A-1a 格式。這是一種特別的 PDF 格式。

PDF/A 系列格式是被設計用來「保存」用的,其設計初衷,是為了讓 PDF 檔案能於遙遠的未來被完整地讀取並顯示出來,而不會因為缺少字型、忘記密碼、用了不同的閱讀設備或軟體而讀到不一樣的東西、格式跑掉,甚至完全讀不出來。 您可以將大寫的 A 理解 Archive(封存),另外 PDF 還有 PDF/X (X = eXchange,交換)等適合用來印刷出版的亞種,此處不提。

PDF/A 大類底下又分為 PDF/A-1a 與 PDF/A-1b。PDF/A-1b 是 PDF/A 系列的基本型,能完美地完成 PDF/A 系列的目標:完整重現文件最初的顯示畫面。至於 PDF/A-1a 型,則是在 b 型的基礎上多紀錄了一些額外資料,使某種程度上的排版微調成為可能。這部份請參考下方對於「標記的 PDF」之說明。

如果您希望您的檔案,到哪裡都能保持一樣的外觀而不會出現格式問題,「PDF/A-1a」選項就是一種快速的解決方案。請選取她。

標記的 PDF

「已標記的 PDF」選項,可以幫助 PDF 文件保留既有的結構。

各位或許不知道,PDF 文件和 Word 或 txt 文件不同,它的重點在於版面的呈現方式,而不在於保存「文字流」。說得更具體一點,PDF 檔案中固然會安插有很多文字區塊,但卻沒有紀錄文字區塊之間的語義順序。


舉例來說,假設 PDF 中有兩行文字:
……我的爸爸討厭吃蘋
果。


因為行尾在「蘋果」中間分開,所以使用者在檔案中搜尋「蘋果」這個關鍵字時,會驚訝地發現自己居然找不到。這就是因為 PDF 檔案(預設)並沒有紀錄上述那兩行在文意上是連在一起的,而也因為相同的原因,如果您切換到螢幕寬度更大或更小的平台,希望每行的字數能增加或減 少,PDF 也無能為力,因為他不知道文意如何串聯,自然也無法將已經斷開的兩行重新串接起來,重新加以排版。

但是如果您勾選「已標記的 PDF」選項,那上述的問題就都能解決。不過相對的,所需的儲存空間也會因此而增加--實測結果大致上是文字所佔空間的兩倍左右。

建立 PDF 表單

往下說明「建立 PDF 表單」這個選項前,有必要稍微解釋什麼是 PDF 表單。

簡單地說,PDF 表單是種「可在 PDF 閱讀器中讓讀者直接填表打字」的特別欄位。請注意它跟一般文書編輯時常用的「表格」並不是同一回事。

比方說您的 PDF 可能是一份讀者回函,上面要求讀者填入地址以供抽獎……那問題來了,讀者該怎麼填呢?是印出來之後用手填?還是截圖後再用美工技術拼字拼上去?算了吧,這 麼麻煩誰會老實回信呢?這時您就可以在文件中設定一些「表單」,讓讀者可以直接在電腦螢幕上進行輸入,這一來問題就解決大半了。


如果希望在文件中創建 PDF 表單,請從 LibreOffice 的「檢視」→「工具列」→「表單控制項」面板來建立。具體如何建立的細節超出本文範圍,請自行嘗試研究看看。


關於「建立 PDF 表單」這個選項,如果您的文件中沒有任何表單,那本選項就和您沒有任何關係;反之如果您的文件中存在表單,則您在匯出前就得勾選這個選項,才會將表單匯出為真正能用來輸入的欄位,否則就只是外觀上看起來像,但實際上依然無法填入東西。

匯出的表單可以選擇許多格式,而這涉及了很多關於 PDF 版本、功能相容性與應用程式支援度間的微妙差異,我一時也看不出哪種格式比較佔優勢,總之採用預設格式 (FDF) 基本上就可以用了。更多細節與特徵還請各位讀者自行研究了。

匯出書籤

「匯出書籤」選項打勾後,會在 PDF 中加入您所設定的章節索引。
您多半有見過:用 PDF 閱讀軟體打開某份製作精良的 PDF 檔案後,側欄會出現一排目錄,上面寫著第一章、第二章等等;而點擊目錄中的項目,還可以快速跳轉到指定的章節位置……沒錯,本選項要匯出的就是那個了!
想要匯出書籤,除了本選項得勾上以外,您還得具體設定「要將哪些位置設為索引目標」。比方說「要將一級標題列入索引,三級標題太細了不要列入」……之類的。您可以在主選單的「工具」→「章節編號…」處進行這方面的設定調整。

匯出備註、匯出空白頁面、內嵌標準字型

當「匯出備註」打勾時,您先前在本檔案中透過主選單功能表「插入」→「備註」選項插入的備註,就會以 PDF 專有的註解型式被匯出到 PDF 檔案之中。反之如果不勾,則這些備註就會被略過。
本選項預設是不勾(會被略過)的。


「匯出自動插入的空白頁面」選項,特別適用於某些需要雙面列印的文件。在這種情況下,有時有些頁面會依設定自動留白。如:在奇數頁結束一個章節,但又自訂規則要求所有章節必須從奇數頁開頭,那麼到下一個章節中間自然會由程式自行插入一頁空白的偶數頁。
本選項一旦打勾,在 PDF 匯出時就不會略過這一張空白頁,如此一來在雙面列印時才不會出現正反面對不上的問題。


「內嵌標準字型」選項中的「標準字型」,指的是 PDF 規範中預設的 14 種基本字型,就是 Times、Courier、Helvetica、Symbol、Zapf Dingbats 這五種加上他們的粗體斜體等變體。這些字體理論上所有 PDF 閱讀器都會內建,所以沒有必要刻意嵌入。但如果在此打勾,也能強制嵌入這些字體(不過僅限於這份文件中有用到的部份)。

第二頁:第一次打開的瀏覽狀態

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▲ 圖2:PDF 匯出選項頁--第二頁。

第二頁「初始檢視」所設定的,是這份 PDF 第一次被打開時,會以什麼模式被開啟、會翻到哪一頁、版面的配置外觀為何。
這些設定具體如何運作,和個別閱讀器的設定與特性有關,有些閱讀軟體不會理會這些資料,或是會使用預設設定覆蓋。
當然您還是可以設定一下。各選項意義都如字面那般,不細講。

第三頁:使用者介面

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▲ 圖3:PDF 匯出選項頁--第三頁。

本頁設定每次打開時使用者介面的狀況。
和第二頁相同,各家閱讀器對此支援狀況落差很大。比方說 Evince 就不支援除了以全螢幕模式開啟以外的大多數選項。而且如果設定不當,可能會讓讀者感到困擾,好比說如果勾選了「隱藏視窗控制項」或「以全螢幕模式開啟」,就很有可能嚇到讀者。

個人建議除非真有必要,建議不要動這一頁的選項內容。


此外還有些需要額外說明的是「使用切換效果」選項。這選項專門用在將 LibreOffice 的 Impress 投影片匯出為成 PDF 投影片時。它會將 Impress 中設定的換頁效果,也一併存入 PDF 中。只要您的 PDF 閱讀器支援簡報模式,就會在進入簡報模式後發揮效果。


另外一個要提的是本頁的「書籤」選項。

本頁的書籤和第一頁的書籤一樣,都是指索引的意思,不過此處設定的不再是書籤本身,而是「書籤的展開層級」。具體說來,如果設為「全部書籤等級」, 表示樹狀索引會在開啟檔案時自動全部展開。反過來說,如果將「顯示書籤等級」設為 1,則預設只會曝露出第一級索引,其他的索引都會被隱藏起來(但可以像開啟樹狀圖一樣被讀者手動打開)。

如果書籤數量太多,擔心讀者打開檔案後眼花頭暈的話,可以嘗試調整這裡的數字。

第四頁:連結設定

本頁設定轉換為 PDF 時,文章中現有連結的處理方法。
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▲ 圖4:PDF 匯出選項頁--第四頁。

「轉換 PDF 目標的文件參照」選項,可以將所有連向標準 LibreOffice 文件的連結--如 *.odt、*.ods--其副檔名改成 pdf。適用於將一堆交互連結的 odf 文件同時大量匯出成 PDF 檔案時。

「跨文件連結」選項,可用來指定閱讀這份 PDF 的 PDF 瀏覽器,其打開外部連結的方式。您在製作 PDF 時,就可以指定讀者是用網頁瀏覽器或直接用當前的 PDF 閱讀器打開外部聯結。當然這也和閱讀器的相容性有關,只能參考而不能依賴。

另外其他兩個選項我暫時試不出效果,說明文件也無論如何看不懂,因此先跳過。歡迎對此有瞭解的讀者留言補充。

第五頁:保密設定

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▲ 圖5:PDF 匯出選項頁--第五頁。

按下設定密碼後會出現一個密碼設定視窗。如下:
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▲ 圖6:密碼設定視窗

密碼設定視窗中可以設定兩組密碼。上面的密碼是用來限制讀者「能不能開啟閱讀這個 PDF 檔案」用的,PDF 規範稱此密碼為 User Password,沒有得到此一密碼的人將無法開啟這個 PDF 檔案。至於下方的密碼,則是用來限制 圖 5 中右側那些設定之用(PDF 規範稱此為 Owner Password),沒有密碼將無法解除那些限制性設定。

如果密碼欄位是空的,那就是不加密的意思。您可以用這種方式來解除密碼設定。


此外,也請注意以上兩個密碼的實作差別。

讀取用密碼 (User Password) 有「真正去用密碼加密 PDF 檔案」的特性,換言之,沒有密碼就一定打不開,不管讀者用哪一款 PDF 閱讀器都一樣(當然您的密碼要夠難猜)。但反過來說,Owner Password 就沒有真正用加密方式來防護檔案資料,只是簡單地對閱讀器進行一個「我打算限制讀者不准做這個那個……」的「宣告」,而並非真的有實力去阻止閱讀器進行列 印、編輯、複製貼上等動作。事實上許多非 Adobe 官方的 PDF 閱讀器都不甩這個設定。因此請不要真正去依賴這個功能。


LibreOffice 的匯出說明到此說明完畢。雖然還是有些不夠完整的地方,但讀過上文,大家對於 PDF 的理解,多少還是有增加一些吧?

請在日後更準確地使用 PDF 匯出功能哦!

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